Le quotidien d’une secrétaire médicale en laboratoire
Accueil et gestion des patients
Accueil physique et téléphonique
La journée commence dès l’ouverture du laboratoire. La secrétaire médicale accueil les patients et gère les premiers appels téléphoniques.
Les patients arrivent avec leurs ordonnances et sont orientés vers la salle d’attente. Chaque appel est important, qu’il s’agisse de prendre un rendez-vous, répondre à des questions ou gérer des urgences.
Préparation des dossiers médicaux
Tout en continuant à accueillir les patients, la secrétaire médicale doit préparer les dossiers médicaux. Les informations personnelles et médicales des patients doivent être collectées avec soin. La mise à jour des dossiers est importante pour assurer un suivi précis et éviter toute confusion.
Coordination avec le personnel médicale
Planification des rendez-vous
La secrétaire coordonne les rendez-vous entre les patients et le personnel médical. Les disponibilités des médecins et techniciens sont vérifiées, et les patients sont informés de leurs rendez-vous par téléphone ou par courriel.
Suivi des analyses et résultats
Le suivi des analyses médicales demande une attention particulière. Ces résultats doivent être transmis rapidement et en toute confidentialité aux médecins. En cas d’urgence, il faut savoir prioriser et alerter le personnel compétent.
Tâches administratives quotidiennes
Les tâches administratives d’une secrétaire médicale en laboratoire représentent la plus grande partie de sa journée. Voici une liste des responsabilités clés :
Gestion des documents administratifs
- Archivage et classement des documents
- Organisation systématique des dossiers pour un accès facile et rapide
- Classement chronologique et thématique des documents
- Préparation des rapports et correspondances
- Rédaction des rapports médicaux et administratifs
- Envoi des correspondances nécessaires aux patients et aux partenaires médicaux
Facturation et gestion des paiements
- Établissement des factures
- Création des factures pour les consultations et les analyses médicales
- Vérification des informations de facturation pour éviter les erreurs
- Suivi des paiements
- Enregistrement des paiements reçus
- Émission de relances en cas de retard de paiement
- Gestion des paiements en espèces, par carte ou virement bancaire
Gestion des stocks et approvisionnement
La gestion des stocks de fournitures médicales fait aussi partie du quotidien d’une secrétaire médicale. Les relations avec les fournisseurs doivent être entretenues pour assurer un approvisionnement constant.
La maintenance et la vérification des équipements sont essentielles pour garantir leur bon fonctionnement.
Comment devenir secrétaire médicale ?
Si vous envisagez de devenir secrétaire médicale, alors une formation d’un an en alternance est idéale pour développer ses compétences et apprendre le métier dans les meilleures conditions.
