Organiser son bureau : un bon moyen d’optimiser son temps
Un bureau propre, rangé et bien organisé est la clé pour être plus efficace et plus productif !
Nous avons tous notre organisation et notre manière de travailler, il existe pourtant des manières d’organiser qui ne changeront pas totalement vos habitudes, mais qui vous faciliteront la vie.
Faisons le tour des astuces qui peuvent vous aider à gagner du temps dans vos tâches quotidiennes.
Faites place nette sur votre bureau pour y voir plus clair
Durant une journée de travail, nous avons tendance à nous éparpiller sur notre espace de travail.
Une bouteille d’eau à trois quarts vide sur la droite, une à peine entamée à gauche, une pomme que nous voulions manger entre 10 h et 10 h 15 pour éviter la petite-faim avant le déjeuner, des notes volantes sans classement logique, des post-it et des stylos un peu partout…
Pour éviter de ne plus voir la couleur de votre bureau, il est nécessaire de faire place nette régulièrement.
Dans votre matinée et votre après-midi, prenez cinq à dix minutes pour faire un peu de classement dans vos notes et vos post-its, remettre vos stylos à leur place…
De plus, ranger régulièrement vous aidera à vous rappeler de détails laissés de côté par une tâche plus urgente et vous aidera à vous sentir plus à l’aise pour les heures de travail restantes.
Le soir, avant de rentrer chez vous, n’hésitez pas à consacrer du temps pour ranger de nouveau votre bureau et à mettre en avant les tâches sur lesquelles vous souhaitez vous pencher le lendemain en priorité.
Ce rangement vous permettra d’être efficace dès votre arrivée la journée suivante et de prévoir votre journée.
Les rangements visibles et invisibles
Pour faciliter le classement de vos dossiers, de vos notes, et vous aider dans l’optimisation de votre temps, n’hésitez pas à déterminer des endroits bien précis où les déposer.
Les rangements visibles sur votre bureau seront consacrés aux tâches importantes et urgentes et aux outils que vous utilisez le plus.
Un dossier qui est en attente doit être rangé de manière bien précise, pour le retrouver facilement, mais dans un tiroir ou une armoire.
Il n’a pas besoin de rester sur votre bureau, il ne fera que l’encombrer inutilement.
De la même manière, rangez les outils que vous utilisez rarement dans des endroits stratégiques, mais hors de votre espace de travail pour faciliter vos mouvements.
Pour faciliter le tri de ces différents outils et dossiers, pensez aux trieurs, et tous rangements de bureaux qui peuvent vous faciliter la vie et éviter de passer trop de temps à chercher les informations nécessaires à vos missions.
Il y a l’organisation du bureau physique et bureau dématérialisé
Nous parlons ici du bureau de votre ordinateur.
Vous avez documents et dossiers qui se baladent sur votre bureau d’ordinateur et qui encombre la mémoire vive de votre ordinateur.
Sachez que plus d’icônes sont présentes sur votre bureau, plus votre ordinateur mettra du temps à les charger et sera lent à démarrer.
Aussi, n’hésitez pas à faire appel aux raccourcis et à classer tous vos dossiers et documents dans « Mes Documents » et à faire un raccourci que vous laisserez sur votre bureau.
De même, que pour votre bureau physique, ne laissez visible que les dossiers et les documents que vous devrez traiter via le système de raccourcis et vous pourrez ensuite les supprimer de votre espace de travail.
Réalisez des raccourcis vers tous les outils que vous utilisez régulièrement et mettez de côté ceux dont vous vous servez peu. Pour les dossiers et documents dont vous ne vous servirez plus, créez des archives à l’aide de disques durs externes.
Tous vos collaborateurs pourront ainsi les utiliser, pour différentes raisons, sans que vous ayez besoin de leur transférer.
Vous gagnerez en temps et en productivité, de même que vos collaborateurs !
Les petits plus : outils et décorations
Il existe beaucoup d’outils qui peuvent vous faciliter la vie pour vous organiser et organiser vos journées.
Planches de post-it, éphémérides, calendriers, agendas et carnets de To Do List…
En plus de concentrer au même endroit toutes les informations importantes, qui vous aideront à y voir plus clair dans votre journée, ces outils vous aideront à prendre le temps de réfléchir à votre organisation et à ne rien oublier.
Pour ajouter une note de bien-être en plus, n’hésitez pas à personnaliser un peu votre bureau en ajoutant une ou deux photos et plantes (factices ou réelles) qui égayeront votre espace de travail sans empiéter de trop sur votre organisation.
N’hésitez pas à faire part de vos idées d’organisation de bureau et d’idées pour faciliter et booster votre productivité à ESAS Formation !
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