Formation d’assistant(e) de direction en cabinets d’avocats

Découvrir le métier d’assistant(e) de direction en cabinet d’avocat

L’assistant(e) de direction en cabinet d’avocats s’implique et aide au quotidien la direction des structures juridiques, en appréhendant parallèlement toutes les techniques d’assistanat théoriques apprises en cours à l’école durant sa formation.

Toute la spécificité du métier d’assistant(e) de direction réside dans sa polyvalence et sa capacité à effectuer des tâches diverses et variées : administratif, comptabilité, gestion, marketing, ressources humaines, commercial et communication.

L’assistant(e) de direction en cabinet d’avocats possède une vision globale du fonctionnement de l’entreprise ainsi qu’une perception claire et précise de chaque service de sa société. Rôle pivot au sein de l’entreprise, il exerce ses fonctions auprès d’un responsable, d’un supérieur hiérarchique, d’un cadre ou d’une équipe. Assistant(e) de direction, assistant(e) de gestion, véritable bras droit de son ou ses supérieurs, il (elle) a un rôle d’interface dans les relations internes et externes de son entreprise. Il (elle) soutient et effectue des missions plus ou moins spécifiques selon les services. Il (elle) est un employé multitâche et doit savoir organiser des événements, des déplacements, gérer des informations ou encore prendre en charge des dossiers administratifs liés à l’activité générale de l’entreprise qui l’emploie. Son salaire est compris entre 2 000 et 2 500 euros bruts par mois.

Missions effectuées en milieu professionnel

En tant qu’assistante de direction en cabinet d’avocats, vous pourriez être responsable de nombreuses tâches importantes qui soutiennent le travail des avocats et aident le cabinet à fonctionner efficacement. Certaines de ces missions peuvent inclure :

• Gestion des agendas : Vous pouvez être chargé(e) de gérer les calendriers des avocats et des autres membres du personnel du cabinet. Cela implique souvent la planification de rendez-vous, de réunions et de conférences, ainsi que la coordination de leurs horaires.
• Préparation de documents : Vous pouvez également être responsable de la préparation de divers documents juridiques, tels que des contrats, des conventions et des rapports. Vous pourriez également être amené(e) à vérifier les documents préparés par d’autres membres du personnel du cabinet.
• Communication : Vous pourriez être chargé(e) de répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux autres demandes de renseignements de la clientèle, en fournissant des informations générales ou en les dirigeant vers les avocats compétents.
• Gestion de la correspondance : Vous pourriez être amené(e) à gérer la correspondance du cabinet, en triant le courrier entrant et en préparant les réponses.
• Gestion des dossiers : Vous pourriez être chargé(e) de gérer les dossiers du cabinet, en veillant à ce qu’ils soient bien organisés et accessibles aux membres du personnel du cabinet qui en ont besoin.
• Support administratif : Vous pourriez être responsable de diverses tâches administratives, telles que la gestion des factures, la tenue de la comptabilité et la gestion des fournitures de bureau.
• Organisation d’événements : Vous pouvez être amené(e) à aider à l’organisation d’événements professionnels tels que des conférences, des séminaires et des déjeuners d’affaires.
• Recherche : Vous pourriez être chargé(e) de mener des recherches pour les avocats sur des questions juridiques spécifiques ou sur des sujets plus généraux liés à l’industrie juridique.

Les qualités indispensables pour exercer le métier d’assistant(e de direction en cabinet d’avocats

Le métier d’assistante de direction en cabinet d’avocats est exigeant et nécessite un certain nombre de qualités indispensables pour réussir. Voici quelques-unes des qualités les plus importantes :

1. Organisation : L’assistante de direction doit être en mesure de gérer plusieurs tâches simultanément et de les prioriser en fonction des besoins du cabinet et des avocats. Elle doit également être capable de gérer les détails et de suivre des procédures précises.
2. Discrétion : L’assistante de direction est souvent amenée à travailler sur des informations confidentielles et sensibles, elle doit donc être capable de garder ces informations en toute sécurité et de respecter la vie privée des clients et des avocats.
3. Communication : L’assistante de direction doit être en mesure de communiquer clairement et efficacement avec les avocats, les clients et les autres membres du personnel du cabinet. Elle doit également être capable de rédiger des documents professionnels et de répondre aux demandes de manière professionnelle.
4. Capacité d’adaptation : Le travail dans un cabinet d’avocats peut être imprévisible, avec des demandes urgentes et des horaires de travail chargés. L’assistante de direction doit donc être capable de s’adapter rapidement aux changements et de travailler sous pression.
5. Compétences informatiques : L’assistante de direction doit être à l’aise avec les logiciels de bureautique tels que Word, Excel et PowerPoint. Elle doit également être capable d’utiliser des logiciels spécialisés de gestion de dossiers et de calendriers.
6. Polyvalence : L’assistante de direction doit être capable de travailler sur une variété de tâches différentes, allant de la gestion des agendas à la préparation de documents en passant par la recherche et l’organisation d’événements.
7. Sens de l’initiative : L’assistante de direction doit être proactive et prendre des initiatives pour aider les avocats et le cabinet à réussir. Elle doit être capable de proposer des idées et des solutions pour améliorer les processus existants.

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Le titre d’Assistant(e) de Direction

La formation délivre le titre professionnel « Assistant de Direction » diplôme RNCP34143 niveau 5 (BAC+2), enregistré sur France Compétences par arrêté du 8 février 2019, publié au Journal Officiel le 14 février 2019. Ce titre est proposé en alternance en contrat de professionnalisation et en contrat d’apprentissage. Ce diplôme est délivré par le Ministère du Travail et de l’Emploi.

Les compétences visées de la formation

La formation « Assistant de direction en cabinets d’avocats » vise à développer les compétences nécessaires pour travailler efficacement dans un environnement juridique exigeant et en constante évolution. Voici quelques-unes des compétences spécifiques visées par cette formation :

• Connaissance du secteur juridique : La formation vise à fournir une compréhension de base de l’industrie juridique, y compris les différents types de cabinets d’avocats, les rôles des différents membres du personnel et les pratiques courantes.
• Compétences en gestion du temps : Les assistants de direction en cabinet d’avocats doivent être en mesure de gérer efficacement leur temps et celui des avocats pour assurer une productivité maximale et un travail de qualité.
• Compétences en communication : La formation vise à développer les compétences en communication écrite et verbale, y compris la rédaction de documents professionnels, la gestion des appels téléphoniques et des courriels, et la communication avec les clients.
• Compétences en organisation : La formation vise à développer les compétences en organisation, y compris la gestion des agendas, la gestion des dossiers et la tenue de la comptabilité.
• Compétences informatiques : La formation vise à développer les compétences informatiques, y compris l’utilisation de logiciels de bureautique tels que Word, Excel et PowerPoint, ainsi que de logiciels spécialisés de gestion de dossiers.
• Compétences en recherche : Les assistants de direction en cabinet d’avocats doivent être en mesure de mener des recherches sur des questions juridiques spécifiques et de fournir des informations précises et fiables aux avocats.
• Compétences en gestion de projet : La formation vise à développer les compétences en gestion de projet, y compris la planification, l’organisation et la mise en œuvre de projets tels que des conférences, des séminaires et des événements professionnels.

Les conditions d’admission

• Étude du dossier de candidature
• Entretien individuel de motivation

Programme de la formation

Le programme est divisé en 3 blocs et modules de compétences, appelés aussi Certificat de Compétences Professionnelles (CCP) :

BLOC 1 – Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions

• Organiser et coordonner les activités quotidiennes du dirigeant et de son équipe,
• Concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion,
• Optimiser les processus administratifs.

BLOC 2 – Gérer le traitement, l’organisation et le partage de l’information

• Assurer la recherche, la synthèse et la diffusion de l’information,
• Communiquer par écrit, en français et en anglais,
• Assurer à l’orale l’interface  entre le dirigeant et ses interlocuteurs en français et en anglais,
• Organiser la conservation et la traçabilité de l’information

BLOC 3 – Assister la direction dans la gestion de projets et  dans la prise en charge de projets

• Participer à la coordination et au suivi d’un projet,
• Organiser un événement,
• Contribuer à la gestion des RH.

Modalités pédagogiques

Centrées sur l’acquisition de compétences opérationnelles et dans un objectif d’emploi, les modalités pédagogiques s’appuient sur un dispositif de cours mixtes (blended learning) en présentiel et à distance. De plus, tout au long de leur parcours de formation, les apprentis bénéficient d’une pédagogie adaptée et d’un accompagnement personnalisé par une équipe de formateurs professionnels (études de cas, travaux de groupe, jeux de rôle, recommandations des matériels à utiliser…).

Modalités d’obtention du Titre professionnel

La validation du titre professionnel Assistant de Direction s’appuie sur l’évaluation de compétences à travers :

• Des évaluations durant l’année pour évaluer les connaissances acquises et préparer au passage du titre ;
• Une session de validation au titre professionnel Assistant de Direction constituée d’une mise en situation professionnelle et d’un entretien avec un jury,
• La rédaction d’un dossier professionnel.

Une formation rémunérée et financée grâce à l’alternance

Dans le cadre de votre formation en alternance à Paris, vous avez le statut de salarié (périodes de présence nécessaires entre l’école et l’entreprise). De ce fait, vous êtes rémunéré(e) selon un barème qui prend en compte votre âge, mais aussi votre niveau d’études.

La formation est intégralement prise en charge par l’OPCO et aucun coût (frais de scolarité et d’inscription) n’est à la charge de l’étudiant(e) en alternance.

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Les débouchés du Titre d’Assistant(e) de direction

Débouchés métier

L’assistant(e) de direction pourra combiner ses compétences administratives à des compétences managériales pour devenir office manager au sein d’une structure juridique et avoir l’expérience nécessaire pour s’épanouir avec ce type de missions.

Il ou elle pourra également se spécialiser dans des secteurs tels que l’import-export, l’immobilier, le tourisme, les ressources humaines, la communication ou occuper des postes d’encadrement administratif.

L’assistant(e) de direction exerce dans tous les secteurs, peu importe l’activité de ces derniers. Il ou elle peut travailler en cabinets d’avocats, dans des offices notariales ou au sein de services juridiques d’entreprise. Véritable collaborateur(ice) polyvalent(e), il (elle) peut aussi travailler au sein des services commerciaux, ressources humaines, communication, etc. L’assistant(e) manager peut évoluer vers un poste spécialisé lié à la structure ou au service, ou encore vers un poste de cadre administratif.

Poursuite d’étude

À l’issue de cette formation, une formation intensive en juridique pourra être dispensée par notre partenaire l’ENADEP (École National de Droit et de Procédure).

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