Assistant(e)s, secrétaires : préparez votre départ en vacances

L’été est arrivé et avec lui, les congés.
Avant de partir en vacances et de profiter, il est important pour les assistant(e)s secrétaires (secrétaire médicale, secrétaire juridique, assistante architecte…) d’organiser son absence pour éviter que son cerveau se focalise sur ce qui aurait dû et ce qui doit être fait, à l’instant où vous êtes censés savourer votre moment de relaxation et de détente.

Comment être sûr de ne rien oublier ? Comment faire en sorte que vous puissiez partir en vacances en étant sereins ?

On vous donne des pistes !

Faites une liste de tout ce dont vous vous occupez ou devez vous occuper en tant qu’assistant(e), secrétaires

Difficile de savoir quand entamer les préparatifs de son départ en congés, visons une semaine avant.

Sur un bloc note, créez-vous une check-list de tout ce que vous faites au quotidien. Sur une autre page, faites une To Do List de toutes les tâches ponctuelles que vous devez traiter et classez-les par urgence.
Prévoyez suffisamment d’espace pour ajouter de nouvelles tâches au cas où vous en auriez oublié une ou que l’on vous en demande une nouvelle au cours de cette semaine.

Les tâches quotidiennes

Pour toutes les tâches que vous effectuez au quotidien, mettez en face des préconisations sur la manière de les remplir et en face le nom et prénom de la personne qui vous remplacera pour la remplir. Si vous avez un peu de temps devant vous, n’hésitez pas à passer 5 minutes avec votre collègue pour voir s’il ou elle a des questions à vous poser.

Ainsi, vous aurez l’esprit tranquille en sachant que vous aurez fait tout votre possible pour que tout se passe bien durant votre absence.

Les tâches ponctuelles et urgences

Concernant la To Do List des tâches ponctuelles, durant la dernière semaine, avant votre départ en vacances, essayez d’en traiter au maximum.

Pour les autres tâches que vous n’auriez pas eu le temps de réaliser, déterminez celles qui peuvent attendre votre retour et celles qui devront être traitées durant votre absence.
Mettez au propre la liste des tâches que vous devrez remplir à votre retour et rangez-la précieusement.
Comme pour les tâches quotidiennes, laissez des instructions pour les réaliser et essayer de passer du temps avec le collaborateur qui devra s’en occuper à votre place pendant vos congés.

Organisez votre boîte e-mail et préparez votre message d’absence

Avant de partir en vacances, traitez un maximum d’e-mail ou transférez-les aux personnes qui pourront s’en charger plus tard, si ceux-ci demandent plus de temps pour y répondre.

N’oubliez pas de préparer un message d’absence avec l’adresse e-mail des personnes qui pourront vous remplacer pour traiter tous les e-mails que vous recevrez durant vos congés.
Pour plus d’efficacité, n’hésitez pas à l’activer 2 jours avant votre départ.

Nettoyez et rangez votre poste de travail

Quoi de plus agréable de partir en congé avec un bureau propre et bien rangé ?

Débarrassez votre bureau de tout élément superflu et ne laissez en évidence que les éléments qui pourraient servir à vos collègues durant votre absence, ainsi que des informations essentielles pour traiter des dossiers.

Déconnectez et profitez de vos congés

N’hésitez pas à faire le tour de vos collaborateurs 1 heure avant de partir pour faire un dernier point !

Une fois sorti de votre lieu de travail, accordez-vous un moment de satisfaction.

Ensuite, effacez tous ces éléments de votre esprit, déconnectez-vous de votre boîte e-mail professionnelle et focalisez-vous sur votre destination.

Bonnes vacances !

Vous souhaitez commencer une formation dans le secrétariat ou l’assistanat ? Découvrez nos formations en alternance à Paris :

• ➡️ Secrétaire Médical(e) en alternance (1 an)
• ➡️ Secrétaire / Assistante Juridique en alternance (1 an)
• ➡️ Assistant(e) de direction en alternance (1 an)