Vous vous apprêtez à devenir secrétaire médicale ou assistante juridique ? L’un des maîtres-mot de votre futur métier sera l’organisation. Découvrez ci-dessous nos précieux conseils pour arriver à être organisé au mieux dans l’exercice de votre profession et gagner en efficacité au quotidien.
Triez, classez, rangez
Commençons par le début : efficacité rime avec bureau rangé et organisé.
Ce premier conseil vous paraîtra peut-être simple il est néanmoins essentiel.
Nous vous invitons en effet à classer et ranger vos documents pour ne plus perdre de temps lorsque vos collègues ou supérieurs vous demanderont un dossier en particulier.
Trouvez votre propre organisation pour trier vos dossiers : utilisez des classeurs, des chemises ou des pochettes, mais prenez bien soin de ranger tous vos documents par ordre d’importance et d’urgence à traiter.
Nous vous recommandons également d’appliquer le même principe au bureau de votre ordinateur, car, là aussi, il est très facile de se disperser.
Gardez-vous régulièrement du temps pour ranger cela vous permettra d’en gagner davantage par la suite ce qui vous évitera tout stress inutile. Une meilleure efficacité dans l’exercice de votre fonction vous permettra d’obtenir une meilleure qualité de vie dans son ensemble.
Organisez votre travail
Votre bureau est enfin ordonné, vous avez hiérarchisé vos tâches, place désormais à l’organisation de vos journées.
Pour cela rien de tel que l’établissement d’un planning hebdomadaire et mensuel pour vous donner une vision à court et moyen terme de la charge de travail qui vous incombe. Laissez-vous toujours une marge de manœuvre dans votre emploi du temps pour traiter des urgences ou avoir assez de temps pour finir des dossiers plus chronophages que prévu.
Par le biais d’une telle organisation, vous verrez que vous serez plus serein et aurez l’esprit clair ce qui vous permettra de gagner en productivité.
Sachez dire « non »
L’un des principes fondamentaux pour être efficaces au travail est de savoir dire non. En effet, vous ne pouvez pas accepter toutes les tâches supplémentaires que l’on vous donnera.
Ne croyez pas que dire non sera mal pris. Au contraire, vous ferez preuve de caractère et pourrez mettre en avant, argument à l’appui, que vous êtes organisé et consciencieux dans la réalisation de votre travail.
Vous devez accepter uniquement quand vous estimez que vous pourrez réaliser parfaitement le travail supplémentaire qui vous sera demandé. Savoir gérer et estimer son travail est une qualité reconnue et appréciée !
Faites des pauses dans votre journée
Votre travail de secrétaire ou d’assistante est anxiogène, il convient par conséquent de vous accorder des moments de répit pour éviter de perdre pied.
La pause fait partie intégrante de votre métier : elle permet de recharger vos batteries et de mieux travailler par la suite. Quelques minutes à peine suffisent à vous réoxygéner et repartir de l’avant.
Lors de vos pauses déjeuner par exemple, profitez-en pour déconnecter complètement de votre travail : évitez de lire vos mails sur votre portable ou d’échanger avec vos collègues sur vos missions en cours. Essayez de faire un break complet, faites un tour dehors ou même une petite sieste d’une quinzaine de minutes et vous verrez que vous réattaquerez l’après-midi comme à la première heure de la journée.
