5 conseils pour devenir une secrétaire efficace et organisée
Comment être un(e) bon(nne) secrétaire ?
Être un bon assistant signifie être préparé, efficace et bien organisé. En améliorant et en perfectionnant vos compétences en communication et en organisation, vous pourrez rapidement acquérir le statut de secrétaire expert(e) !
Que vous soyez spécialisée en secrétariat médical ou en secrétariat juridique, vous deviendrez alors un élément indispensable de votre équipe, rendant votre travail plus attrayant, sûr et agréable. Que ce soit pour vous ou pour votre supérieur notamment. Découvrez ci-dessous nos meilleurs conseils pour atteindre votre but : devenir une secrétaire performante et à l’organisation sans faille !
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Conseil n°1 : être ponctuel
Donnez-vous suffisamment de temps pour vous rendre au bureau et assister aux réunions ou à d’autres rendez-vous aux heures indiquées dans votre agenda.
Soyez en avance pour vous donner le temps de préparation ou tout simplement pour rattraper vos e-mails ou tâches en attente.
Oui, mais comment faire pour appliquer ce conseil ? Pour cela, sachez estimer le temps qu’il vous faut pour vous rendre chaque jour au travail. Calculez une moyenne en fonction des jours et des heures de départ de votre domicile et ajustez votre timing en conséquence.
Ajoutez une durée tampon de 15 à 20 minutes pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Si vous avez une réunion à l’extérieur, n’hésitez pas si vous le pouvez à effectuer le trajet en amont pour vous y rendre afin d’éviter de perdre de temps le jour J.
Soyez mentalement frais
Prenez du repos pour que votre esprit reste toujours vif et puisse réfléchir efficacement. Buvez du café ou de thé le matin si vous le souhaitez ou à chaque fois que vous avez besoin d’un coup de pouce. Sans abus bien sûr !
Faites des pauses pour réorganiser votre bureau périodiquement. Faites quelques exercices simples pendant ces temps de repos : parlez à des collègues ou faites une promenade dans le bureau pour vous aérer l’esprit.
Pour une productivité optimale, des études ont prouvé que faire une pause de quelques minutes toutes les heures de travail permettait de gagner en efficacité.
Conseil n°2 : bien s’informer
Connaître les différents emplois du temps
Familiarisez-vous avec l’horaire de votre supérieur, le vôtre ou de tout autre employé dont vous devez tenir compte au début de chaque journée. Parcourez régulièrement l’emploi du temps de ces derniers pour gagner du temps lors de prises de rendez-vous et éviter les erreurs de double réservation ou autres.
Gardez les horaires et les calendriers ouverts et disponibles pour pouvoir les consulter à tout moment sur votre ordinateur ou votre téléphone afin que vous puissiez ajouter immédiatement les rendez-vous pris.
Préparez vos réunions
Présentez-vous à tout rendez-vous avec votre matériel, des notes claires des réunions précédentes et un bloc-notes pour rédiger les procès-verbaux et autres notes de la réunion en cours. Demandez à votre supérieur de vous informer du rôle que vous tiendrez lors de la réunion. Vous pourrez ainsi prévoir d’amener des formulaires ou des documents spécifiques que vous pourrez imprimer avant d’arriver.
Essayez d’envoyer un ordre du jour pour la réunion à venir, un compte rendu de la dernière réunion ou tout autre document pertinent à tous les participants le matin ou le soir précédent celle-ci.
Conseil n°3 : s’organiser
Réaliser des listes et planifier vos actions
Conservez un agenda, un calendrier et une liste de tâches à faire et mettez-les à jour régulièrement. Conservez-les dans des endroits faciles à voir et à atteindre ou créez-en plusieurs qui peuvent être synchronisés ensemble.
Si vous êtes plus à l’aise avec le papier, conservez un petit agenda ou un petit calendrier dans votre poche ou votre sac à main pour l’avoir toujours avec vous. Si possible, conservez un stylo afin de ne jamais avoir à en chercher un.
Ayez un bloc-notes désigné pour les listes de tâches à faire à votre bureau et rayez-les au fur et à mesure qu’elles sont effectuées. Si vous travaillez mieux avec l’organisation numérique, utilisez le système de calendrier et de rappel de votre téléphone pour prendre rendez-vous et recevoir des notifications à ce sujet. Essayez et utilisez les nombreuses applications disponibles sur smartphone pour gérer vos tâches.
Synchronisez vos informations
Assurez-vous de toujours avoir vos notes et autres documents avec vous en synchronisant les calendriers, les listes et les fichiers sur tous vos appareils, ce que presque toutes les applications modernes ont la capacité de faire.
Partagez des tâches, des documents et des notes avec d’autres secrétaires, votre patron ou d’autres employés à l’aide d’un logiciel de gestion de projet comme Trello ou Asana par exemple.
Partagez des documents et des feuilles de calcul avec Google Docs et utilisez des programmes tels que Dropbox ou Hightail pour envoyer vos fichiers.
Conseil n°4 : trouver l’information du 1er coup
Mettez de la couleur dans votre travail
Configurez un système de codage couleur pour classer tous vos documents en un coup d’œil. Attribuez une couleur à chaque projet, jour, employé ou toute autre manière de définir votre travail.
Utilisez des surligneurs et des onglets ou des étiquettes de couleur pour marquer vos fichiers et repérer facilement les informations appropriées.
De nombreuses applications Web et mobiles pour la messagerie, les calendriers et les listes vous permettent également d’attribuer une couleur à chaque élément. Profitez-en !
Nettoyez votre boîte de réception
Gardez votre boîte de réception propre et les informations importantes faciles d’accès en classant immédiatement un courrier électronique dans un dossier, en le marquant ou en indiquant qu’il est non lu si vous devez y revenir, ou en l’archivant ou en le supprimant si vous êtes sûr de ne plus en avoir besoin.
Essayez de :
- Créer des dossiers pour chaque année, trimestre ou mois ou étiquetez-les par projet ou employé.
- Répondre, de supprimer ou de consigner immédiatement les informations du courrier électronique ailleurs.
Établissez vos horaires, par exemple en classant tous les courriels dans les dossiers appropriés en la fin de la journée et en nettoyant et en traitant tous les éléments laissés dans votre boîte de réception à la fin de chaque semaine.
Conseil n°5 : Gagner du temps au quotidien
Économisez du papier et du temps
Évitez d’imprimer pour économiser du papier et optez pour des formulaires en ligne ou d’autres documents afin d’économiser du temps et des ressources.
Remplissez les formulaires électroniquement si possible. Numérisez et enregistrez des copies de fichiers papier afin qu’ils soient toujours disponibles et qu’ils ne soient ni endommagés ni perdus. Faites circuler des fichiers numériques, des rappels, des mémos et des ordres du jour au lieu de versions papier.
S’approvisionner en fournitures
Ne soyez jamais à court de documents importants que vous utilisez pour être organisé, tels que des blocs-notes, des stylos, des enveloppes et des timbres, en achetant ou en informant un responsable / acheteur de bureau lorsque vous êtes sur votre dernier carton ou contenant de quelque chose plutôt qu’une fois qu’ils sont tous partis.
Gardez les fournitures organisées à votre bureau ou à votre espace de travail. Utilisez des conteneurs, des bacs, des dossiers de fichiers et d’autres conteneurs étiquetés ou colorés pour faciliter le tri.
Apprendre à rédiger rapidement
Suivez un cours de sténographie pour apprendre les différents moyens d’accélérer votre écriture si vous prenez beaucoup de notes à la main. Si vous ne prenez pas souvent de notes à la main, testez la dactylographie.
Quoi qu’il en soit, soyez un preneur de notes méticuleux. Prenez celles-ci sur votre téléphone, votre ordinateur portable ou votre bloc-notes pour chaque réunion, message téléphonique ou autre conversation importante.
Placez ou déplacez ces notes dans des dossiers physiques ou électroniques spécifiquement étiquetés, de manière à pouvoir vous y référer ultérieurement et avoir des enregistrements de communications verbales que vous pourriez oublier au cours d’une journée bien remplie.
Voici nos meilleurs conseils pour devenir une secrétaire ou assistante organisée et d’une grande efficacité. N’hésitez pas à les suivre au quotidien et à nous partager vos meilleures astuces !
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