Prise de notes et comptes-rendus : s’en sortir avec le mind-mapping
La prise de notes lors d’une réunion est tout sauf évidente, surtout lorsqu’il y a beaucoup d’intervenants.
Il est difficile de se focaliser sur l’objet de la réunion et de retirer de celle-ci les éléments essentiels, d’autant plus si l’on n’a pas pu préparer la réunion en amont.
Il existe une méthode, un outil, qui peut vous servir lors de votre prise de notes et faciliter la rédaction du compte-rendu à la suite de la réunion : le mind-mapping ou carte mentale.
Pas le temps de préparer la réunion : allez à l’essentiel
De quoi avez-vous besoin pour que votre prise de notes soit efficace ?
Notez les initiales de tous les intervenants, le sujet de la réunion et les grandes lignes des problématiques abordées.
Vous pourrez approfondir à la suite de la réunion lors de la rédaction de votre compte rendu.
Cette fiche vous servira de référence pour votre prise de notes.
Sur une seconde, notez le sujet de la réunion au centre de votre page : vous démarrez votre mind-mapping.
Le mind-mapping : retenez l’essentiel
Le mind-mapping est une méthode qui sert à noter l’essentiel de ce qui sera abordé lors de votre réunion.
Vous pourrez plus facilement organiser vos notes et cela facilitera la rédaction de votre compte rendu.
Pour qu’un mind-mapping soit efficace, il est essentiel de synthétiser au maximum ce que vous notez. Il n’est donc pas indiqué d’utiliser cette méthode lors de réunions ou de colloques ayant une longue durée.
Si une idée ou une intervention retient l’attention de tous, n’hésitez pas à prendre une troisième fiche et à prendre des notes plus substantielles de celle-ci.
Rédaction du compte rendu : n’attendez pas
Vous n’avez pas eu le temps de préparer votre réunion et vous avez les notes sous forme de carte mentale pour vous appuyer.
Une fois la réunion terminée, rédigez le compte rendu le plus rapidement possible pour ne rien perdre des échanges qui viennent de se terminer.
Votre mémoire est fabuleuse : quand vous relirez une branche de votre mind-mapping, vous vous souviendrez de ce qui se disait avant et après lorsque vous écriviez.
N’hésitez pas à demander les notes des autres participants à cette réunion pour vous servir de support. Ils auront potentiellement noté des choses qui pour eux ont de l’importance et vous aurez ainsi un compte rendu global qui balayera tous les sujets abordés.
Il existe aussi des applications de mind-mapping et de prises de notes qui peuvent vous aider lors des réunions et améliorer votre efficacité et votre rapidité.
N’hésitez pas à mettre en place tout ce qui peut vous aider et vous faire gagner du temps au sein de votre structure. Votre initiative vous permettra une plus grande latitude et une efficacité à toute épreuve.
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