Les outils indispensables pour faciliter votre travail d’assistante

Vous avez débuté votre formation comme secrétaire médical(e) ou assistant(e) juridique ? Vous souhaitez développer vos capacités d’efficacité dans votre entreprise d’accueil ? Ça tombe bien ! L’ESAS vous donne les outils indispensables pour simplifier votre quotidien au travail.

Les outils de collaboration et de partage

Les principales missions de la secrétaire médical(e) et tâches de l’assistant(e) juridique consistent à organiser les temps de travail. Mais inutile de compter sur votre mémoire d’éléphant ! Les outils de collaboration en ligne sont très utiles pour compiler certaines informations ou disponibilités.

Les mises à jour sont instantanées, les informations circulent plus rapidement et les écritures ne sont plus à soigner. Un coup d’œil suffira à votre N+1 pour connaître vos tâches de la journée, le rappel de ses rendez-vous, les deadlines à ne pas oublier …

Conserver et partager les fichiers avec Dropbox ou Drive

Dropbox ou Google Drive proposent des services de stockage et de partage de fichiers. Ils vous éviteront les impressions de dossiers à rallonge, en plus de sauvegarder vos documents. Vous êtes enfin assuré(e)s de ne plus rien perdre, même en cas de panne de votre ordinateur !

Gérer les tâches avec Trello

Où en êtes-vous avec votre liste de choses à faire ? Fini les to-do-list à rallonge et les post-it collés partout sur votre bureau ! Même si vous êtes une adepte du papier, leurs versions digitales existent et sont à envisager…

Trello peut vous faire gagner un temps considérable sur vos actions et vous permettra de laisser la place aux imprévus. Pour la gestion de projet il est très pratique, surtout lorsque l’on est sur tous les fronts à la fois. Il consiste en tableaux d’organisation et de synthèse, avec en prime, des alertes par mail pour les personnes concernées.

Déterminez vos priorités et évaluer le temps imparti pour chaque activité. N’oubliez pas que négocier en amont des délais parfois trop justes, fait partie de l’anticipation demandée dans votre métier.

Organiser les réunions avec Doodle

Vous ne connaissez pas encore Doodle ? Et pourtant, c’est vous qui avez en charge l’organisation des réunions internes ou externe de l’entreprise ?

Cette application (là encore collaborative) vous permet de planifier un événement, d’inviter des participants et de gérer en un clin d’œil les disponibilités de chacun. Comment ? Il suffit de vous créer un compte. Créez un sondage et envoyez-le à vos participants pour leur permettre de choisir le meilleur moment pour se rencontrer. En quelques minutes, vous aurez sélectionné le meilleur moment pour que tout le monde se réunisse, quelle que soit la taille du groupe.

La suite Office

… ou tout autre logiciel de bureautique. Car si autrefois les secrétaires écrivaient sur une machine à écrire, c’est aujourd’hui l’ordinateur qui l’a remplacée. Une maîtrise complète de la suite Office est indispensable aux métiers de secrétaire et d’assistant(e).

• Word est utilisé pour le traitement de texte,
• Excel est un tableur,
• Outlook permet de gérer le courriel, les tâches, le carnet d’adresses et le calendrier,
• PowerPoint aide à la mise en forme vos présentations,
• OneNote est indissociable de vos futures prise de notes.

N’oubliez pas d’approfondir les fonctionnalités de chaque logiciel et de trouver une routine pérenne. Ils deviendront vos alliés lors de vos activités quotidiennes. Ne négligez pas la possibilité d’élargir votre vocabulaire avec Word, de programmer des réponses automatique sur Outlook ou de prendre des notes liées à vos recherches internet avec OneNote…

Pour devenir une secrétaire efficace et organisée, misez sur des logiciels adaptés. Ils vous permettront de gagner en productivité tout en soulageant votre esprit des impératifs de la journée. L’ère digitale a changé la façon d’aborder le travail. Mais ces changements vous demandent surtout de vous adapter rapidement.